En god digital arbejdsdag

Digital hjælp til at skabe en bedre arbejdsplads 

"Region Syddanmark er en god arbejdsplads."

Dette pejlemærke betyder bl.a. at ledelse og samarbejde baseres på regionens personalepolitiske værdier. Samarbejdet er præget af tillid, retfærdighed og respekt – og at medarbejdere har de kompetencer, der er nødvendige for at løse deres kerneopgaver.

Digitalisering påvirker først og fremmest arbejdspladserne gennem det betydelige antal it systemer, der er nødvendige for at sikre dokumentation, viden, logistik og overblik. Derfor er det afgørende, at systemerne er brugervenlige, driftsstabile, og sammenhængende.

Regionsrådet bestilte i budgetaftalen for 2020 en analyse af mulighederne for at forenkle administrative opgaver. Analysen konkluderer, at der er en række it systemer, som medarbejderne oplever som ”tunge” og besværlige at arbejde med (f.eks. dobbeltregistreringer og manglende overblik).

Nogle af udfordringerne forventes at kunne løses ved anskaffelse af nye og mere tidsvarende systemer. Andre løses ved fokus på arbejdsgange og endelig vurderer analysen, at automatiseringsløsninger har et stort potentiale for at forbedre og effektivisere de administrative arbejdsgange.

Den kommende ibrugtagning af bl.a. EPJ Syd, RIPA (it system på røntgenområdet) og nyt blodbanksystem med flere, vil have stor betydning for den kliniske arbejdsplads. Det må forventes, at implementeringen af disse store kliniske systemer vil præge hverdagen og de konkrete arbejdsgange i strategiperioden. Selv om der er tale om nye og tidsvarende systemer må det også forventes, at der kontinuerligt vil være behov for at videreudvikle disse.

Mange ”systemmæssige” investeringer i en god digital arbejdsdag vil være præget af nationale og fællesregionale initiativer, som det allerede er tilfældet i dag. Det må forventes, at der fremadrettet vil være stadigt flere fællesregionale initiativer mellem de fem regioner. Anskaffelse af nyt blodbanksystem, patologisystem og nyt praksisafregningssystem er eksempler herpå.

På det diagnostiske område (billed- og laboratorieområdet mv.) er det i regi af Danske Regioner afdækket, at der er et markant behov for fornyelse og et potentiale for forenkling af systemlandskabet. I strategiperioden vil der blive gennemført en samlet analyse på tværs af de fem regioner, som skal lede frem til en handlingsplan på området. Region Syddanmark deltager og bidrager til dette arbejde – og der afsættes 3,0 mio. kr. til arbejdet med de forberedende analyser og udarbejdelse af handlingsplanen.

De fællesregionale initiativer kan også være i regi af ”Vestdansk IT Samarbejde”. De tre vestdanske regioner har anskaffet samme EPJ løsning. Da EPJ er kernen i den digitale understøttelse af den kliniske arbejdsplads, giver det god mening at samarbejde om videreudvikling af EPJ, og omkring systemer, der er tæt forbundne hermed.

Digitale løsninger skal understøtte gode og effektive arbejdsgange

På de afholdte dialogmøder var der et gennemgående fokus på, at eksisterende systemer, skal udvikles med fokus på øget brugervenlighed. F.eks. bedre integrationer, færre klik, mere stabil drift og hurtigere svartider.

Med denne strategi igangsættes videreudvikling af en række eksisterende systemer inden for en samlet investering på 126 mio. kr.

Investeringen omfatter blandt andet:

• Videreudvikling af EPJ Syd. Videreudvikling sker med henblik på at systemet lever op til nationale krav, herunder krav aftalt i Økonomiaftaler. Herudover opgraderes EPJ Syd til den version, der anvendes i de to andre vestdanske regioner. Dette af hensyn til at sikre nyttiggørelse af den udvikling, som er sket i perioden mellem kontraktindgåelse og implementering. Herudover vil opgraderingen være en forudsætning for en videreudvikling i regi af det vestdanske samarbejde jf. ovenfor. Der er herudover afsat midler til arkivering af data fra øjensystemet Clinea eftersom det vurderes at dette system kan udfases, og at funktionen i dette system fremover kan varetages i regi af EPJ Syd. Endelig implementeres en række funktionalitetsforbedringer, blandt andet i forhold til EKG, beslutningsstøtte, tværregionale standarder m.v.
• Videreudvikling af RIPA. Videreudvikling sker med henblik på at understøtte de enkelte faggruppers arbejdsgange på en mere enkel og effektiv måde især i forhold til radiologerne. Finansieringen sker via de besparelser, der opnås gennem konsolideringen fra flere systemer til ét.
• Videreudvikling af LPR 3. Anvendelsen af det nye landspatientregister (LPR3) er præget af mange ”klik” og forholdsvis tunge arbejdsgange. Der er indarbejdet forenklingsprojekter og ændrede snitflader.
• Opgradering af laboratoriesystemet (BCC) og mikrobiologi (kobling mellem analyseudstyr og IT system). Herudover overvågning af sygehusinfektioner (Mibalert), jf. Økonomiaftale.
• Videreudvikling af digital patologi. Digital patologi er fortsat under udvikling og implementering. Der implementeres til flere ekspertområder i strategiperioden.
• EKG. Hjerteområdet er karakteriseret af en stor variation af ældre IT/medicotekniske systemer. I strategiperioden vurderes mulighederne for konsolidering parallelt med udskiftning af EKG apparater (overlap til medico anskaffelser).
• Videreudvikling af igangsat udvikling på multimedieområdet, således at der sker en forbedret understøttelse i forhold til socialområdets behov og arkivering af multimediefiler, som anvendes til undervisning og forskning.
• Udvikling af Cetrea løsningen – bl.a. i forhold til integrationer mellem Cetrea og EPJ syd.
• Videreudvikling af T-DOC (produktionssystem i sterilcentralerne) Integrationer til indkøblagersystemet og til bookingsystemer. Samt implementering af sporingssystem.
•  Videreudvikling af indkøb- lagersystem, herunder i forhold til ny lovgivning om modtagelse af E-ordrer.
• Herudover en række projekter i forhold til de administrative og tekniske systemer- herunder bl.a. Microsoft transitionsprojekt og videreudvikling af ”Safetynet” (indrapportering af arbejdsskader).

Hertil kommer en række videreudviklingsprojekter, som er overløb fra den hidtidige digitaliseringsstrategi, og som vil blive færdigimplementeret i løbet af den kommende strategiperiode.

Ud over de oplistede investeringer vil der også i strategiperioden blive arbejdet med projekter der vil kunne finansieres af afledte besparelser på drift af eksisterende løsninger. Det gælder bl.a. videreudvikling af diabetesunderstøttelsen og MUSE systemet på hjerteområdet.

Automatiserede arbejdsgange og løsninger skal fortsat udvikles og udbredes

På dialogmøderne blev der tilkendegivet, at robotter/automatisering aflaster en række administrative procedurer, og der var betydelig efterspørgsel efter videreudvikling. Formålet er at frigøre ressourcer til kerneopgaven.

Efterspørgslen efter videreudvikling af automatiserede løsninger fremgår også af analysen om ”forenkling af administrative arbejdsgange”, idet der her anbefales, at den kommende digitaliseringsstrategi fortsat understøtter anvendelse af automatiserede løsninger.

I digitaliseringsstrategien for 2019-2021 blev der sat fokus på udvikling af robotter og automatiserede løsninger, og der blev afsat dedikerede ressourcer til infrastruktur og kompetenceopbygning.

Der er således opbygget kompetenceenheder, vidensgrupper, og på de enkelte enheder er der afsat dedikerede ressourcer til at udbrede automatiserede løsninger/robotter.

Herudover indgår robotløsninger som strategiske elementer i en række projekter, herunder bl.a. EPJ Syd.

Det vurderes, at det nødvendige set-up er til stede, for at sikre en basal videreudvikling af automatiserede løsninger.

Det vurderes imidlertid også, at der kan være et særskilt behov for at understøtte og forstærke udviklingen, blandt andet i forhold til EPJ Syd og på laboratorieområdet. Der afsætter 4,5 mio. kr. hertil i strategiperioden.

Digitaliseringsudvalget følger udviklingen.

Udskiftning af systemer skal (fortsat) ske efter grundige overvejelser, herunder i forhold til påvirkning af arbejdsgange og kompleksitet

Selv om der i den kommende strategiperiode vil være fokus på at videreudvikle de IT systemer, der allerede er i brug/under implementering, vil der også i strategiperioden være behov for at udskifte en række af de eksisterende systemer. I analysen om ”forenkling af administrative arbejdsgange” anbefales, ”at der i den kommende digitaliseringsstrategi sættes fokus på anskaffelse af nye brugervenlige systemer”.

Begrundelsen for udskiftning af systemer kan være, at eksisterende kontrakter udløber, eller at der igangsættes tværregionale udbud, som det vurderes hensigtsmæssigt at Region Syddanmark tilslutter sig. Begrundelsen kan også være, at det vurderes, at det nuværende system har meget tunge arbejdsgange/ikke kan leve op til nutidens krav m.v.

Da anskaffelse af nye systemer påvirker såvel arbejdsgange og kompleksitet lægges det til grund, at der i anskaffelsesfasen sker en grundig inddragelse af brugerne, ligesom det lægges til grund, at der gøres overvejelser om længden af kontraktperioden. Det sidste med henblik på i videst muligt omfang at undgå, at ny anskaffelse ikke alene begrundes i udløb af kontraktperiode. 

Med dette udgangspunkt, vil der i strategiperioden være forberedelser, udbud og kontraktfornyelser, der kan gennemføres inden for en investeringsramme på 31 mio. kr.

Forberedelse, udbud og kontraktfornyelse vil være inden for følgende områder:

• Nyt løn og vagtplanlægningssystem. Den nuværende kontrakt med leverandøren udløber. Hvorfor der skal sikres et nyt kontraktgrundlag.
• Nyt (nationalt) system til evaluering af lægelig videreuddannelse. Den nuværende kontrakt med leverandøren ophører.
• Opstart af udbud på Dankost (kostsystem). Kontraktperioden ophører.
• Fællesregionalt udbud af patologisystem (forventes anskaffet og implementeret henover denne strategiperiode og næstkommende strategiperiode).
• Forberedelse af fælles regionalt udbud af præhospital journal (PPJ). Anskaffelsen forventes gennemført i næste strategiperiode.
• Fælles regionalt udbud af web baseret adgang til at rekvirere en laboratorierekvisition til alle laboratorier i Danmark (Webreq). Region Nordjylland som drifter og forvalter systemet, vil stå for udbuddet.
• Opstart af udbud af restjournalsystem (Onbase). Systemet anvendes bl.a. til håndering af dokumenter, som skal være en del af journalen, men som ikke ”produceres” i EPJ Syd eller andre kliniske systemer. F.eks. breve, attester og lignende.
• Genudbud af logistiksystem på hjælpemiddelområdet. Leverandøren har annonceret ønske om at konsolidere på anden platform.

Opmærksomheden skal henledes på, at der er flere udbud som forventes afholdt hen over såvel denne strategiperiode som den næstkommende. Overspillet vurderes at være ca. 38 mio. kr.

Region Syddanmark vil (fortsat) sikre digitale kompetencer hos medarbejdere og ledere - herunder at systemerne implementeres i bund

Det fremgår af digitaliseringsstrategien for 2019-2021, at der er et kontinuerligt behov for udvikling af digitale kompetencer, herunder i forhold til ”implementering i bund”, så de ansatte oplever, at de får den fulde værdi af den hjælp og støtte, som IT-systemerne tilbyder. At implementere i bund handler blandt andet om, at brugerne kender systemernes fulde funktionalitet, og at arbejdsgangene indoptager funktionaliteten på en hensigtsmæssig måde. Regionsrådet har med budgetaftalen for 2020 afsat 10 mio. kr. årligt (samt 10 mio. kr. i engangsbeløb) til udvikling af ledernes og medarbejdernes kompetencer.

Indsatsen er i opstart, idet der på sygehuse fokuseres på såvel generelle IT-kompetencer, som på specifikke kompetencer f.eks. i forhold til anvendelse af videokonsultationer i kliniske situationer. Der er behov for en kontinuerlig indsats på dette område.

På dialogmøderne og på den afholdte konference blev der lagt stor vægt på digitale kompetencer og på at implementere systemerne i bund. Herunder blev udtrykt at færre barrierer i brugen af digitale løsninger også giver bedre trivsel blandt medarbejderne.

En miniundersøgelse foretaget på Odense Universitetshospital – Svendborg Sygehus (OUH) og Sydvestjysk Sygehus (SVS) viser, at 65% af medarbejderne i høj, eller meget høj grad føler sig rustede til at anvende de teknologiske muligheder, mens 58% svarer at de udnytter de digitale muligheder i høj eller meget høj grad. Der er dermed op mod 1/3 af medarbejderne, som ikke føler sig tilstrækkeligt rustet og godt 40% som efterlyser større kendskab til de muligheder it-systemerne tilbyder. Miniundersøgelsen udpeger tillige sammenhæng, performance og implementering som de primære barrierer for at anvende it-systemerne mest hensigtsmæssigt.

Med dette udgangspunkt skal der i strategiperioden udarbejdes en vurdering af efter-implementeringsbehovet for de tre største systemer, det vil sige EPJ Syd, RIPA og Cetrea.

Vurderingen af efterimplementeringsbehovet skal hvile på en systematisk involvering af medarbejderne, f.eks. gennem spørgeskemaundersøgelser, fokusgruppeinterview eller lignende.

Det lægges som udgangspunkt til grund, at efterimplementeringsbehovet kan håndteres inden for eksisterende driftsmæssige rammer, herunder i forhold til allerede allokerede midler til digitale kompetencer. Dog skal opmærksomheden henledes på afsnittet omkring videreudvikling af eksisterende systemer, idet der her er afsat midler til videreudvikling af bl.a. disse tre systemer.

På såvel dialogmøder som på konferencen blev betydningen af den daglige kompetenceudvikling (superbruger m.v.) understreget. Kompetenceudvikling i det daglige er organiseret på de enkelte sygehuse under hensyn til lokale forhold.

Med udgangspunkt i den eksisterende organisering af den daglige kompetenceudvikling, skal der udformes en strategi for styrkelse og videreudvikling. Strategien skal beskrive nuværende organisering, og vurdere behov for udveksling af viden på tværs af enhederne, samt vurdere potentialet for fælles løsninger herunder E-læring.

Strategien skal også vurdere eventuelle behov for tekniske løsninger, herunder løsninger, som gør det muligt for medarbejderne at afprøve nye muligheder.