Foretræde

Retningslinjer for foretræde for stående udvalg i Region Syddanmark

Der er mulighed for, at privatpersoner eller interesseorganisationer, foreninger, private virksomheder (op til 5 personer) med tilknytning til og interesse for regionens opgaver kan få foretræde for et af regionens stående udvalg.

Formålet med foretræde er, at borgere, interesseorganisationer, foreninger eller private virksomheder har mulighed for at møde op i forbindelse med et møde i udvalget og fortælle om en konkret sag på dagsordenen eller om et emne inden for udvalgets opgavefelt. Derved kan udvalgets medlemmer få belyst synspunkter eller få supplerende faktiske oplysninger om sagen eller emnet.

Nedenstående retningslinjer finder anvendelse for foretræde for digitalisering- og innovationsudvalget.

Hvem kan få foretræde?

Der er mulighed for, at privatpersoner eller interesseorganisationer, foreninger, private virksomheder (op til 5 personer) kan anmode om foretræde for udvalget i forbindelse med et udvalgsmøde.

Private virksomheder eller andre kan ikke få foretræde med aktuelt salg af varer eller tjenesteydelser for øje. Med aktuelt salg for øje, menes der, at salg af varer eller tjenesteydelser ikke må være umiddelbart forestående.

Ud over de personer, der har foretræde for udvalget, kan der ikke være tilhører.

Hvilke sager kan man få foretræde om?

Man kan få foretræde vedrørende sager, der er på dagsordenen til pågældende møde i udvalget eller vedrørende et emne inden for det pågældende udvalgs opgavefelt.

Den sag eller det emne, der ønskes foretræde om skal være af almen interesse, herunder er der ikke adgang til foretræde vedrørende konkrete person- eller personale sager. At en sag eller emne skal have almen interesse betyder, at det skal være en generel sag/emne, der har generel betydning for borgere i Region Syddanmark.

Man kan kun få foretræde én gang vedrørende samme sag eller samme emne i pågældende valgperiode. Man kan således heller ikke få foretræde for to forskelige udvalg med samme sag eller emne. Hvis en sag behandles af flere omgange i et eller flere politiske udvalg, skal man vælge, hvornår og for hvilket udvalg, man ønsker foretræde.

Hvis der anmodes om foretræde flere gange vedrørende samme emne har formandskab mulighed for at afvise foretræde.

Hvordan får man foretræde?

En anmodning om foretræde skal være skriftlig og sendes til Regionssekretariat og jura på mail: foretræde@rsyd.dk.

Fristen for at anmode om foretræde er senest kl. 10 tre arbejdsdage før selve mødedagen for så vidt angår foretræde vedrørende sager, der er på dagsordenen til mødet. Vedrører foretræde et emne af almen interesse er fristen kl. 10 fem arbejdsdage før mødet. Hvis udvalgets møde er en tirsdag er fristen således senest torsdag kl 10.00 ugen før for foretræde vedr. en sag på dagsorden og senest tirsdag kl. 10.00 ugen før for foretræde vedr. et emne almen interesse.

Anmodningen om foretræde skal indeholde en angivelse af problemstillingen, til hvilket udvalg, der ønskes foretræde samt kontaktoplysninger på borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden der ønsker foretræde (mail og telefonnummer).

Formandskabet for udvalget vurderer, om der kan gives foretræde og kan undtagelsesvist give afslag herpå. Hvis det sker, sender Regionssekretariat og jura en besked til borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden med en begrundelse for afslaget.

Hvis der er givet afslag på foretræde orienteres udvalget herom i starten af førstkommende møde. Hvis der er uenighed, om der burde gives afslag, kan udvalget ved en flertalsbeslutning omgøre afslaget, hvorved borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden vil have mulighed for foretræde på udvalgets næste møde.

Hvordan foregår foretræde?

Foretræde foregår som udgangspunkt i begyndelsen af et møde. Søges der om foretræde om en sag eller et emne, der ikke er på dagsordenen, kan foretræde placeres i slutningen af mødet.

Der afsættes maksimalt 10 minutter til, at borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden kan fremlægge sine synspunkter. Det er udvalgsformandens opgave at sikre, at alle, der ønsker foretræde, kommer til orde inden for den fastlagte tid.

Efter borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden har fremlagt sine synspunkter, har det pågældende udvalg mulighed for at stille uddybende og afklarende spørgsmål. Der vil ikke være tale om debat, da formålet er, at udvalget skal høre borgeres/organisationers/foreningers/virksomheders synspunkter. Af samme grund er der ikke mulighed for, at borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden kan stille spørgsmål til udvalget.

Hvis sagen er på dagsordenen til mødet, vil den politiske behandling af sagen foregå efter foretræde. Møderne i de stående udvalg er lukkede, og der vil derfor ikke være mulighed for, at borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden kan overvære behandlingen.

Hvis flere ønsker foretræde på samme møde til samme sag eller emne, vil borgeren/organisationen/foreningen/virksomheden som udgangspunkt blive inviteret sammen med de øvrige, der har ønsket foretræde. I disse tilfælde kan det være nødvendigt at afkorte tiden pr. foretræde, således at hver anmoder får kortere taletid.

Spørgsmål om foretræde

Regionssekretariat og jura besvarer gerne spørgsmål vedrørende retningslinjerne for foretræde, men sender ikke materiale til udvalgets medlemmer inden mødet.

Retningslinjer for hvornår formandskab kan give afslag på foretræde

Formandsskabet vurderer, om der skal gives afslag på foretræde. Afslag vil typisk kunne meddeles, hvis anmoder tidligere har haft foretræde inden for samme sag eller samme emne. Dette gælder også selvom det tidligere foretræde var for et andet udvalg.