Region Syddanmarks Ph.d.-pulje

Formålet med Region Syddanmarks Ph.d.-pulje

Regionsrådet vil med Region Syddanmarks Ph.d.-pulje sikre, at en større del af sundhedspersonalet i Region Syddanmarks sundhedsvæsen får mulighed for at tage en forskeruddannelse. Puljen støtter både projekter inden for somatikken og psykiatrien i Region Syddanmark.

Flere oplysninger om sundhedsforskning og puljerne i Region Syddanmark kan læses på: http://www.regionsyddanmark.dk/sundhedsforskning

Hvilke betingelser skal mit ph.d.-projekt opfylde for at få støtte?

For at projektet kan ansøge puljen, skal følgende krav være opfyldt:

• Ph.d.-projektet og ansøger er godkendt ved ph.d.-skolen hos SDU SUND.
• Ansøgningen skal følge Den danske kodeks for integritet i forskning.
  • Det er ikke et krav ved ansøgningstidspunktet, at ph.d.-projektet har indhentet de nødvendige godkendelser og tilladelser fra de relevante myndigheder. Dog skal projektet naturligvis have de relevante godkendelser og tilladelser inden påbegyndelse.
• Ph.d.-projektet udføres helt eller delvist på og med involvering af:
  • En klinisk afdeling på et sygehus i Region Syddanmark, herunder også Dansk Gigthospital
  • Præhospitalet
  • Forskningsenheden for Almen Praksis, SDU
  • Almen praksis i Region Syddanmark
  • Andet klinisk område under det regionale sygesikringsområde (f.eks. kiropraktor-, fysioterapi-, ergoterapiklinik m.v.)
• Ph.d.-projektet er nyt og man må ikke være indskrevet ved Ph.d.-skolen, SDU SUND tidligere end d. 30. juli 2023
• At ph.d.-projektet kan gennemføres inden for 3 år efter, at bevillingen er hentet.

Fremsendes der flere ph.d.-ansøgninger med samme hovedvejleder angivet, vil samtlige ansøgninger med samme hovedvejleder blive administrativt afvist.

Hvad støtter Region Syddanmarks Ph.d.-pulje?

Region Syddanmarks Ph.d.-puljes stipendier støtter ét årsværk á 628.000 kr. til løn (2024-priser) inklusiv udgifter til ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1 % af det samlede stipendie.

Bevillingen dækker ikke udgifter til drift, herunder udgifter til publiceringer mv.

Hvordan finansierer jeg min ph.d.-løn?

Sammensætningen af din ph.d.-løn kan variere alt efter, hvorfra du søger og modtager midler.

Derfor skal du til din ansøgning udfylde og vedlægge din finansieringsplan i GrantOne.

Finansieringsplanen skal give medlemmerne i bedømmelsesudvalget et indblik i, hvordan du vil finansiere lønnen til dit ph.d.-projekts 3 årsværk. Du skal derfor angive, hvordan du ønsker at finansiere hvert enkelt årsværk samt, hvorvidt midlerne er blevet tildelt, er ansøgt eller påtænkes ansøgt. Evt. afslag på ansøgninger om midler bedes også oplyst.

Beskrivelsen af ph.d. projektets finansieringsplan skal tage udgangspunkt i nedenstående skabelon for finansieringsplanen:

Tabel 1. Skabelon for finansieringsplan

Kan jeg modtage støtte til mit ph.d.-projekt fra flere puljer i Region Syddanmark?

Ja det kan du godt. For Region Syddanmarks Ph.d.-pulje er der ikke længere krav til sammensætningen af din finansiering. Dvs. dit ph.d.-projekt, ud over stipendie fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje, også gerne må modtage støtte til lønmidler fra:

• Sygehusenes egne forskningspuljer, inkl. Psykiatriens Forskningsfond i Region Syddanmark
• Den fælles forskningspulje mellem Region Syddanmark og Region Sjælland
• Andre forskningspuljer i Region Syddanmark

Hvad skal min ansøgning indeholde?

Ansøgningen skal skrives på dansk i et letforståeligt sprog som kan læses af alle og ikke kun af fagfolk.

Projektbeskrivelsen må være maksimalt 3 A4-sider, eksklusiv bilag og referenceliste. For hele ansøgningen og bilag gælder det, at 1 A4 side svarer til 2.400 anslag inkl. mellemrum i skriftstørrelse 12, skrifttype Times New Roman eller lignende skrifttyper.

Følgende emner skal tydeligt beskrives i ansøgningens projektbeskrivelse:

• Projektets formål og baggrund, herunder en kort introduktion af forskningsområdet, hvorfor området mangler at blive belyst og hvordan studiet kan dække nogle behov specielt for Region Syddanmarks patienter.
• Projektets kliniske tilknytning
• Projektets betydning for patienterne i Region Syddanmark, herunder patientinddragelse i projektet og orientering til offentligheden om forskningsresultaterne.
• Projektets hypotese(r) og/eller forskningsspørgsmål
• Projektets materiale og forskningsmetoder
• Projektets gennemførbarhed indenfor 3 år

Til ansøgningen skal følgende vedlægges som PDF-fil eller udfyldes i GrantOne:

• Dokumentation i PDF-format for enten
  • Tilsagn om en kommende ph.d.-studieplads fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND eller
  • Indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND, hvis ansøger allerede er indskrevet ved ansøgningstidspunktet.
  • Tilsagn om en kommende ph.d.-studieplads eller Indskrivningsbrev skal vedlægges som pdf-kopi af den originale mail fra Ph.d.-skolen SDU SUND.
• CV på ansøger (maks. 2 A4-sider i PDF-format)
• Publikationsliste fra ansøger (maks. 1 A4-side)
• CV fra hovedvejleder (max 2 A4 sider) og publikationsliste (max 1 A4 side) med hovedvejleders 10 mest relevante publikationer for ph.d.-projektet i PDF-format
• Relevante litteraturreferencer (maks. 1 A4-side)
• Finansieringsplan for egne lønmidler, eksklusiv udgifter til drift mv. i PDF-format
• Driftsbudget, eksklusiv egne lønmidler, eksempelvis som fremsendt til SDU SUND Ph.d.-skolen i PDF-format.
• Eventuelle bilag eks. modelbeskrivelser eller illustrationer af forskningsdesignet men ikke projektets protokol.

Ansøgninger, som ikke overholder ovenstående krav til ansøgning og formalia, vil blive afvist administrativt og vil ikke komme i betragtning til støtte fra puljen.

Hvordan bedømmes min ansøgning?

Alle ansøgninger, der opfylder de formelle krav, vil gennemgå en vurderings- og prioriteringsproces i regi af et fagligt nedsat bedømmelsesudvalg på vegne af det regionale strategiske forskningsråd. Herefter laver det regionale strategiske forskningsråd en indstilling om bevilling eller ej, der hernæst tages beslutning om i regionsrådet.

Ansøgningen bliver bedømt ud fra en samlet helhedsvurdering med afsæt i følgende kriterier:

• Projektets kliniske tilknytning er tydelig og velbeskrevet
• Projektets betydning for borgerne i Region Syddanmark er tydelig og velbeskrevet
• Projektets formål er tydelig formuleret
• Projektets hypotese(r) eller forskningsspørgsmål er klart defineret
• Projektets materiale og metodevalg er tydeligt beskrevet
• Ansøgningen er sprogligt velformuleret og letforståelig
• Projektet har tilstrækkelig gennemførbarhed inden for 3 år 

Hvis der efter vurderingen af ovenstående kriterier er flere egnede ansøgninger, i forhold til de tilgængelige puljemidler, træder følgende vægtning i kraft:

• Projektets finansieringsgrundlag, herunder hvor mange årsværk projektet allerede har finansiering til
  • Projekter, der kan igangsættes umiddelbart efter støtte fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje, prioriteres højere end projekter der endnu ingen finansiering har opnået

Bemærk at eventuelle vedlagte bilag til ansøgningen ikke indgår i den samlede vurdering af ansøgningen!

Hvornår får jeg svar på min ansøgning?

Der gives officielt svar på ansøgningerne umiddelbart efter regionsrådsmødet i maj 2024.

Dog vil bilag over støtteegnede ansøgere fremgå af dagsordenen til sundhedsudvalgsmødet i april 2024.

Dagsordenen til mødet kan læses ca. en uge før på Forside - dagsordener og referater (regionsyddanmark.dk). Vær opmærksom på, at det kan være nødvendigt at fremsøge dagsorden/referat i drop-down menuen på linket.

Får jeg en tilbagemelding på min ansøgning, hvis jeg ikke får en bevilling?

Ja, du får en tilbagemelding. Bedømmelsen af din ansøgningen sker efter en vurdering på 7-trins karakterskalaen. Denne vurdering vil du blive givet sammen med en kort, skriftelig tilbagemelding umiddelbart efter regionsrådsmødet i maj 2024. Der gives herefter ikke yderligere tilbagemelding.

Hvad sker der, efter jeg modtager en bevilling?

Du kan læse nærmere omkring retningslinjerne for bevillingen under dette opslag.

Af retningslinjerne vil det blandt andet fremgå, hvad du skal gøre, hvis du har ændringer til dit projekt, eller hvis du eks. skal på barsel og derved ønsker at forlænge din projektperiode.

Slutteligt skal du afgive et regnskab senest 3 år og 3 måneder efter modtagelsen af din bevilling. Slutregnskabet skal indsendes til forskning.sund@rsyd.dk.

Retningslinjer for bevillinger for Ph.d.-puljen

Når en bevilling til et ph.d.-projekt er godkendt af regionsrådet, meddeles dette til ansøger via e-mail.

Du skal gemme den fremsendte e-mail, da denne fungerer som dit officielle bevillingsbrev.

Forudsætninger for og anmodning om udbetaling

Ansøger skal anmode om udbetaling af bevillingen til forskning.sund@rsyd.dk.

Bevillingen skal hentes senest ét år efter, at der er givet tilsagn om støtte.

Midlerne budgetoverføres kvartalsvis til det pågældende sygehus/ kliniske enhed, som dit projekt udføres hos.

For alle udbetalinger gælder, at disse først kan ske, når kopi af indskrivningsbrevet fra SDU SUND er blevet fremsendt til Kvalitet og Forskning.

Foruden indskrivningsbrevet, bedes du i din mail om anmodning af udbetaling af bevillingen oplyse følgende:

• Hvilken enhed midlerne skal overføres til (sygehusenhed eller SDU)
• Hvilke(t) år din bevilling skal anvendes i

Ved fremsendelse af mail bedes du også orientere den pågældende økonomiansvarlige på sygehuset/den kliniske enhed.

Er du tilknyttet OUH gælder, at al kommunikation i relation til overførsel af bevillingen går igennem OUH ForskerService (reg.forskerservice@rsyd.dk). Du skal derfor kontakte OUH ForskerService, som hjælper dig i den videre proces.

Anvendelse af midlerne

Bevillingen kan anvendes frit inden for de tre år ph.d.-stillingen varer. Bevillingen gives til ét års løn evt. inklusiv ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1% af det samlede stipendie.

For Region Syddanmarks Ph.d.-pulje gælder, at bevillingen skal være anvendt senest 3 år efter, at bevillingen er hentet hjem.

Godkendelser

Ansøger er ansvarlig for, at de relevante godkendelser er opnået inden projektet igangsættes og midlerne fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje anvendes.

Øvrige forudsætninger

Det er en forudsætning for den bevilgede støtte, at ph.d.-projektet gennemføres som beskrevet i den indsendte ansøgning.

Region Syddanmark forbeholder sig retten til at kræve hele eller dele af bevillingen tilbagebetalt, hvis:

• Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen eller i overensstemmelse med de aftaler om ændringer, som er indgået
• Retningslinjer for regnskab ikke overholdes

Ændringer

Ved tidsmæssige ændringer til projektets bevillingsperiode, eksempelvis som følge af barsels- eller sygdomsorlov, skal disse meddeles til Afdeling for Kvalitet og Forskning, forskning.sund@rsyd.dk.

Det er en forudsætning for anmodning om godkendelse af ændringer, at ændringen allerede er godkendt af anden relevant myndighed, såsom Videnskabsetisk komite.

Godkendelse eller afslag på forespørgsel om ændringer gives af Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark.

I udgangspunktet kan der ikke udskiftes ph.d.-studerende på et igangværende ph.d.-studie, da ph.d.-bevillinger fra Region Syddanmark er personlige og givet på baggrund af den enkeltes ansøgers faglige og forskningsmæssige kvalifikationer.

Publikationer

Ved udgivelse af resultater skal det anføres, at Region Syddanmark har ydet støtte til projektet.

Ved angivelse/ reference til puljerne i videnskabelige artikler mv. skal det engelske navn angives først, hvis hovedsproget er engelsk, med det danske navn i parentes.

Som eksempel:

• Thank you for the financial support from the fund to support clinical doctoral candidates in the Region of Southern Denmark (Region Syddanmarks Ph.d.-pulje)

Slutregnskab

Ved bevillingens afslutning skal der indsendes slutregnskabet til forskning.sund@rsyd.dk.  

Regnskab skal indsendes senest tre måneder efter bevillingens udløb. I tilfælde af restbeløb fra bevillingen, vil disse skulle tilbagebetales til Region Syddanmark.

Kontakt

Al kommunikation vedrørende bevillingen og udbetaling skal ske til Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark via e-mail: forskning.sund@rsyd.dk

Unfortunately, at the moment we do not provide application forms, information sheets etc. in English.

Please contact forskning.sund@rsyd.dk if you have any inquiries.

Ja, men kun hvis det kan dokumenteres, at du gennemfører dit ph.d.-projekt ved Ph.d.-skolen hos SDU SUND.

Ja, det kan du godt.

Ja, det kan du godt.

Nej. Faktisk kan det være en fordel, at du ikke er indskrevet på ansøgningstidspunktet. Vær blot opmærksom på, at man senest kan ansøge om midler fra Ph.d.-puljen 6 måneder efter indskrivningstidspunktet. 

Det er alene et krav ved ansøgningstidspunktet, at projektet og hovedansøger er forhåndsgodkendt af SDU SUND’s Ph.d.-skole, og du skal kunne fremvise et indskrivningsbrev som ph.d.-studerende, før du kan få din bevilling udbetalt.

Nej, det behøver det ikke. Dog skal projektet naturligvis have de relevante godkendelser inden påbegyndelse.

Ja, det må du gerne, såfremt du har to forskellige hovedvejledere.

Du kan dog kun få tildelt én bevilling til ét af dine projekter.

Til Region Syddanmarks Ph.d.-pulje afvises alle ansøgninger på formaliafejl, hvis der er mere end én ansøger med samme hovedvejleder.

Dvs. du skal gå i dialog med din hovedvejleder og drøfte med vedkommende, hvad I gør, såfremt din hovedvejleder har flere ansøgere til Ph.d.-puljen på samme opslag. 

Ansøgningen og CV skal skrives på dansk i et let, forståeligt sprog som kan læses af alle og ikke kun af fagfolk. Ansøgningen må være svarende til maks. 3 A4 sider. 1 A4 side svarer til 2.400 anslag inkl. mellemrum.

Din ansøgning på maksimalt 3 A4-sider skal indeholde beskrivelse af følgende emner:

1. Projektets formål og baggrund
2. Projektets kliniske tilknytning
3. Projektets betydning for borgerne i Region Syddanmark
4. Projektets hypotese(r) og/eller forskningsspørgsmål
5. Projektets materiale og forskningsmetoder
6. Projektets gennemførbarhed inden for 3 år

I GrantOne vedlægges følgende i PDF-format:

1. CV på ansøger (maks. 2 A4 sider)
2. CV fra hovedvejleder (maks. 2 A4 sider) inkl. publikationsliste (max 1 A4 side) med hovedvejleders 10 mest relevante publikationer for ph.d.-projektet. (Dette krav er blevet opdateret fra 2023, hvor hovedvejleder skulle vedhæfte de vigtigste publikationer inden for de sidste 3 år
3. Finansieringsplan for egne lønmidler eksklusiv udgifter til drift
4. Driftsbudget, eksklusiv egne lønmidler, som fremsendt til SDU SUND Ph.d.-skolen
5. Kopi af enten:
   • Tilsagn om ph.d.-studieplads ved SDU SUND eller
   • Indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND, hvis ansøger allerede er indskrevet, og dermed har en studieplads som ph.d. ved SDU SUND. Indskrivningsbrev skal vedhæftes som PDF-kopi af den originale mail fra Ph.d.-skolen SDU SUND.

Bemærk: Det kan tage op til 10 uger at opnå tilsagnet. Kontakt SDU for yderligere oplysninger.

Finansieringsplanen skal give bedømmerne et overblik over, hvordan du vil finansiere lønnen til ph.d.-projektets 3 årsværk.

Driftsbudgettet, ekskl. egne lønmidler, må gerne være identisk med det fremsendte til SDU SUND Ph.d.-skolen. Driftsbudgettet skal give bedømmerne et indblik i realiserbarheden af gennemførelsen af dit ph.d.-projekt.

Hvis du arbejder på en publikation, som endnu ikke er udgivet, må du gerne angive denne i publikationslisten.

Hvis du ikke har nogle publikationer under udarbejdelse, bedes du beskrive, hvor du påtænker at publicere dine resultater.

Nej, det kan vi desværre ikke tilbyde. For at sikre ens behandling af alle ansøgere er det ikke muligt at eftersende dokumenter.

Når din ansøgning er indsendt, er den låst i forhold til redigering. Du kan anmode Kvalitet og Forskning om at lave ændringer til din ansøgning via dialog-værktøjet, som du finder ved at klikke på den indsendte ansøgning og derefter vælger dialog-fanen. 

Du kan kun anmode herom, hvis der er mere end 5 arbejdsdage til ansøgningsfristen.

Der er nedsat et fagligt bedømmelsesudvalg, som vurderer ansøgningernes kvalitet.

Udvalget består af forskere fra alle regionens sygehuse, det præhospitale område samt Syddansk Universitet foruden patient- og pårørenderepræsentanter. Bedømmerne vurderer i samarbejde, hvem der skal modtage bevillingerne.

Selve sagsbehandlingen af din ansøgning varetages af Afdelingen for Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark. Ved spørgsmål til sagsbehandlingen kan afdelingen kontaktes på forskning.sund@rsyd.dk

Ansøgningen bliver bedømt ud fra en samlet helhedsvurdering med afsæt i projektbeskrivelsens indhold, projektets gennemførbarhed, kliniske tilknytning samt betydning for borgerne i Region Syddanmark. 

Fra ansøgningsfristen til bevillingsbrevene sendes ud går der op til 4 måneder.

Din ansøgning bedømmes af et fagligt bedømmelsesudvalg. Udvalgets indstillinger skal godkendes af det regionale strategiske forskningsråd, sundhedsudvalget og regionsrådet. Denne proces tager almindeligvis omkring to-tre måneder. Bedømmelsesudvalgets indstillinger til bevilling kan findes, så snart dagsordenen til sundhedsudvalget offentliggøres (ca. 2 måneder efter fristen), men indstillingerne er ikke endelige før den politiske godkendelse i regionsrådet.

Dagsordenen til mødet i sundhedsudvalget kan læses ca. en uge før på Forside - dagsordener og referater (regionsyddanmark.dk). Vær opmærksom på, at man skal fremsøge den relevante dagsorden/referat i drop-down menuen på linket.

Så snart regionsrådet har godkendt indstillingerne om bevillingerne, vil du modtage dit bevillingsbrev per mail med nærmere information omkring vilkår for udbetalingen af bevillingen. 

Hvis du modtager et afslag på en bevilling, får du en skriftlig tilbagemelding bestående af din ansøgnings karakter efter 7-trins skalaen samt en kort, skriftlig begrundelse. Denne tilbagemelding gives ved fremsendelse af afslagsbrev.

Der gives herefter ikke yderligere tilbagemelding. Såfremt dette ønskes, bedes du kontakte din hovedvejleder.

Region Syddanmarks ph.d.-pulje støtter med et årsværk á 628.000 kr. (2024 priser) til løn inklusiv ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1 %. Overhead dækker administrationsudgifter til håndtering af forskningskonto.

Formålet med en bevilling fra ph.d.-puljen er støtte til ét årsværk til løn og dækker derfor ikke nødvendigvis alle udgifter forbundet med projektet.

Ved tekniske problemer kan du sende en supportsag til Support@grantone.dk. Beskriv så præcist som mulig, hvad, hvor og hvordan problemet opstod.

Du har som fuldtidsstuderende 3 år til at færdiggøre dit ph.d.-projekt efter at bevillingen fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje er hentet.

Du bedes kontakte os på forskning.sund@rsyd.dk og forespørge muligheden for en forlængelse af din projektperiode.

Hvis et projekt vurderes til ikke at kunne gennemføres, skal restbeløbet af bevillingen tilbagebetales til Region Syddanmark. Kontakt os på forskning.sund@rsyd.dk for nærmere information vedr. tilbagebetaling.  

Region Syddanmarks administration tager ikke stilling til, hvorvidt et projekt kan gennemføres. Denne beslutning træffes ultimativt af ph.d.-projektets hovedvejleder.

I udgangspunktet kan der ikke skiftes ph.d.-studerende på et igangværende ph.d.-studie, da ph.d.-bevillingerne fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje er personlige og givet på baggrund af den enkeltes ansøgers faglige og forskningsmæssige kvalifikationer. Hvis der alligevel er tungtvejende grunde til at den ph.d.-studerende skal udskiftes eks. pga. sygdom, skal afdelingen for Kvalitet og Forskning kontaktes herom.