Region Syddanmarks Ph.d. pulje

Formålet med Region Syddanmarks Ph.d. pulje

Regionsrådet vil med Region Syddanmarks Ph.d. pulje sikre, at en større del af sundhedspersonalet i Region Syddanmarks sundhedsvæsen får mulighed for at tage en forskeruddannelse. Puljen støtter både projekter inden for somatikken og psykiatrien i Region Syddanmark.

Flere oplysninger om sundhedsforskning og puljerne i Region Syddanmark kan læses på: http://www.regionsyddanmark.dk/sundhedsforskning

Hvilke betingelser skal ansøgers ph.d.-projekt opfylde for at få støtte?

For at projektet kan ansøge puljen, skal følgende krav være opfyldt:

1. Ph.d.-projektet og ansøger er personligt godkendt ved Ph.d.-skolen hos SDU SUND.
2. Ansøgningen skal følge Den danske kodeks for integritet i forskning.
   • Det er ikke et krav ved ansøgningstidspunktet, at ph.d.-projektet har indhentet de nødvendige godkendelser og tilladelser fra de relevante myndigheder. Dog skal projektet naturligvis have de relevante godkendelser og tilladelser inden påbegyndelse.

3. Ph.d.-projektet udføres helt eller delvist på og med involvering af:

   • En klinisk afdeling på et sygehus i Region Syddanmark, herunder også Dansk Gigthospital

   • Præhospital Syd

   • Praksissektoren

   • En kommune i Region Syddanmark

   • Forskningsenheden for Almen Praksis

   • SDU

4. Ph.d.-projektet er nyt dvs.:

   • Forhåndsgodkendelsen fra Ph.d.-skolen, SDU SUND, må ikke være ældre end 12 måneder. Er dette tilfældet, skal der i stedet vedlægges en godkendelse om forlængelse af forhåndsgodkendelsen.

   • Ansøger må ikke være indskrevet ved Ph.d.-skolen, SDU SUND tidligere end d. 25. januar 2025.

5. Ph.d.-projektets titel på forhåndsgodkendelsen/ indskrivningsbrevet er identisk med titlen angivet i GrantOne.
6. Ph.d.-projektet kan gennemføres inden for 3 år efter, at bevillingen er hentet.

Fremsendes der flere ph.d.-ansøgninger med samme hovedvejleder angivet, vil samtlige ansøgninger med samme hovedvejleder blive administrativt afvist.

Hvad støtter Region Syddanmarks Ph.d. pulje?

Region Syddanmarks Ph.d.-puljes stipendier støtter ét årsværk á 650.000 kr. til løn (2025-priser) inklusiv udgifter til ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1 % af det samlede stipendie.

Stipendiet dækker ikke yderligere udgifter relateret til ph.d.-projektet.

Hvordan sammensætter ansøger sin ph.d.-løn?

Sammensætningen af ansøgers ph.d.-løn kan variere alt efter, hvor ansøger ellers søger og modtager midler fra.

Derfor skal der til ansøgningen uploades en finansieringsplan i ansøgningssystemet GrantOne.

Finansieringsplanen skal give et indblik i, hvordan ansøger påtænker at sammensætte sin ph.d.-løn. Ansøger skal angive, hvordan han/ hun påtænker at finansiere hvert enkelt årsværk samt, hvorvidt lønmidlerne er opnået, ansøgt eller påtænkes ansøgt. Evt. afslag på ansøgning om lønmidler bedes også oplyst.

Udfyldelsen af finansieringsplanen skal være på dansk og tage udgangspunkt i nedenstående skabelon:

Tabel 1. Skabelon for finansieringsplan

Angiv venligst i parentes, hvis et årsværk også skal dække studieafgift og/eller overhead.

Kan ansøger modtage støtte til lønmidler fra flere puljer i Region Syddanmark?

Ja, det kan ansøger godt. Region Syddanmarks Ph.d. pulje har ikke længere krav til lønsammensætningen af ansøgers ph.d.-projekt. Dvs. at ansøgers ph.d.-projekt, ud over stipendie fra Region Syddanmarks Ph.d. pulje, gerne må modtage lønmidler fra:

• Sygehusenes egne forskningspuljer, inkl. Psykiatriens Forskningsfond i Region Syddanmark
• Den fælles forskningspulje mellem Region Syddanmark og Region Sjælland

Hvilket sprog skal ansøgningen skrives på?

Hele ansøgningen skal skrives på dansk i et letforståeligt sprog, som kan læses af alle og ikke kun af fagfolk. Undtagelsesvist må følgende være på engelsk:

• Ansøgers publikationsliste
• Hovedvejleders CV og publikationsliste
• Forhåndsgodkendelse eller indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND
• Relevante litteraturreferencer for projektet

For hele ansøgningen og upload gælder, at 1 A4 side svarer til 2.400 anslag inkl. mellemrum i skriftstørrelse 12, skrifttype Times New Roman eller lignende skrifttyper.

Hvad skal projektbeskrivelsen indeholde?

Projektbeskrivelsen skal udfyldes i GrantOne og må maksimalt være 7200 anslag, eksklusiv litteraturreferencer. Følgende emner skal inkluderes i projektbeskrivelsen:

• Projektets formål og baggrund, herunder en kort introduktion af forskningsområdet, hvorfor området mangler at blive belyst og hvordan studiet kan dække nogle behov specielt for Region Syddanmarks patienter.
• Projektets kliniske tilknytning
• Projektets betydning for patienterne i Region Syddanmark, herunder patientinddragelse i projektet og orientering til offentligheden om forskningsresultaterne.
• Projektets hypotese(r) og/eller forskningsspørgsmål
• Projektets materiale og forskningsmetoder
• Projektets gennemførbarhed indenfor 3 år

Hvad skal ansøgningen yderligere indeholde?

Til ansøgningen skal følgende udfyldes i GrantOne:

1. Oplysninger om ansøger, herunder ansættelsessted mv.
2. Publikationsliste fra ansøger (maks. 2400 anslag)
   Bemærk, at hvis ansøger ingen publikationer har, kan der i stedet noteres posters mv.
3. Oplysninger om hovedvejleder, herunder ansættelsessted mv.
4. Kort lægmandsbeskrivelse af forskningsprojektet (maks. 500 anslag)
5. Ansøgers faglige specialisering
6. Oplysninger om ph.d.-projektet, herunder start- og slutdato mv.
7. Etiske overvejelser (maks. 1200 anslag)
8. Relevante litteraturreferencer for projektet (maks. 2400 anslag)
9. Driftsbudget (med brug af budgetskabelonen i GrantOne), eksklusiv egne lønmidler

Til ansøgningen skal følgende uploades i PDF-format i GrantOne:

1. CV på ansøger (maks. 4800 anslag)
2. CV på hovedvejleder (maks. 4800 anslag) og publikationsliste (maks. 2400 anslag) indeholdende hovedvejleders minimum 5 og maksimalt 10 mest relevante publikationer for ph.d.-projektet.
   Bemærk, at begge dokumenter skal samles og uploades i én PDF (maks. 7200 anslag i alt)
3. Finansieringsplan for egne lønmidler, eksklusiv udgifter til drift mv.
4. Dokumentation af enten:
   1. Ansøgers personlige forhåndsgodkendelse på en kommende ph.d.-studieplads fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND. Forhåndsgodkendelsen må ikke være ældre end 12 måneder.
   2. Ansøgers personlige indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND, hvis ansøger allerede er indskrevet ved ansøgningstidspunktet. Vær opmærksom på, at ansøger tidligst må være indskrevet pr. 25. januar 2025.

Bemærk, at forhåndsgodkendelsen eller indskrivningsbrevet skal uploades som en eksakt kopi af den originale mail fra Ph.d.-skolen SDU SUND.

Bemærk, det kan tage lang tid at opnå tilsagnet om forhåndsgodkendelse. Kontakt Ph.d.-skolen SDU SUND for yderligere oplysninger.

1. Eventuelle bilag eks. modelbeskrivelser eller illustrationer af forskningsdesignet men ikke projektets      protokol.

Bemærk, at eventuelle vedlagte bilag til ansøgningen IKKE vil indgå i den samlede vurdering af ansøgningen!

Ansøgninger, som ikke overholder ovenstående krav til hele ansøgningen, herunder sprogkrav, vil blive afvist administrativt.

Hvordan bedømmes min ansøgning?

Alle ansøgninger, der opfylder de formelle krav, vil gennemgå en vurderings- og prioriteringsproces i regi af et fagligt nedsat bedømmelsesudvalg på vegne af det regionale strategiske forskningsråd. Herefter indstiller det regionale strategiske forskningsråd ansøgningerne til bevilling eller ej, som der hernæst tages beslutning om i regionsrådet.

Ansøgningen bliver bedømt ud fra en samlet helhedsvurdering med afsæt i følgende kriterier:

• Projektets kliniske tilknytning er tydelig og velbeskrevet
• Projektets betydning for borgerne i Region Syddanmark er tydelig og velbeskrevet
• Projektets formål er tydeligt formuleret
• Projektets hypotese(r) eller forskningsspørgsmål er klart defineret
• Projektets materiale og metodevalg er tydeligt beskrevet
• Ansøgningen er sprogligt velformuleret og letforståelig
• Projektet har tilstrækkelig gennemførbarhed inden for 3 år

Hvis der efter vurderingen af ovenstående kriterier er flere egnede ansøgninger, i forhold til de tilgængelige puljemidler, træder følgende vægtning i kraft:

• Ph.d.-projektets opnåelse af lønmidler, herunder antal årsværk projektet allerede har finansiering til (projekter, der kan igangsættes umiddelbart efter støtte fra Region Syddanmarks Ph.d. pulje, prioriteres højere end projekter der endnu ingen finansiering har opnået).

Hvornår får ansøger svar på sin ansøgning?

Der gives officielt svar på ansøgningerne umiddelbart efter regionsrådsmødet ultimo november 2025.

Dog vil bilag over støtteegnede ansøgere fremgå af dagsordenen til sundhedsudvalgsmødet i november 2025.

Dagsordenen til mødet kan læses ca. en uge før af Sundhedsudvalgets dagsorden.

Får ansøger en tilbagemelding på sin ansøgning, hvis ansøger ikke får en bevilling?

Ja, ansøger får en tilbagemelding. Bedømmelsen af ansøgningen sker efter en vurdering på 7-trins karakterskalaen. Denne vurdering vil blive givet til ansøger sammen med en kort, skriftlig tilbagemelding umiddelbart efter regionsrådsmødet i november 2025. Der gives herefter ikke yderligere tilbagemelding.

Hvad sker der efter, ansøger modtager en bevilling?

Dette kan der læses nærmere om i retningslinjerne under dette opslag. Af retningslinjerne fremgår det blandt andet, hvad ansøger skal gøre, hvis der opstår ændringer til ph.d.-projekt, eller hvis ansøger eks. skal på barsel og derved ønsker at forlænge sin projektperiode.

Slutteligt skal ansøger afgive et regnskab senest 3 år og 3 måneder efter afhentning af sin bevilling. Regnskabet skal indeholde løn fordelt på antal måneder, herunder evt. udgifter til studieafgift og overhead, og være underskrevet af en regnskabsansvarlig.

Slutregnskabet skal indsendes til forskning.sund@rsyd.dk.

Hvem kan ansøger kontakte ved behov for hjælp?

Afdelingen for Kvalitet og Forskning kan træffes på e-mail: forskning.sund@rsyd.dk

Kvalitet og Forskning er behjælpelige med afklaring af formalia og spørgsmål til retningslinjerne for puljen. Tekniske spørgsmål til ansøgningen skal stilles via ansøgningsmodulet i GrantOne.

Alternativt kan GrantOne kontaktes på support@grant.nu.

Retningslinjer for bevillinger for Ph.d. puljen

Når en bevilling til et ph.d.-projekt er godkendt af regionsrådet, meddeles dette til ansøger via e-mail.

Du skal gemme den fremsendte e-mail, da denne fungerer som det officielle bevillingsbrev.

Forudsætninger for og anmodning om udbetaling

Ansøger skal anmode om udbetaling af bevillingen til forskning.sund@rsyd.dk.

Bevillingen skal hentes senest ét år efter, at der er givet tilsagn om støtte.

Midlerne budgetoverføres kvartalsvis til det pågældende sygehus/ kliniske enhed, som ansøgers projekt udføres hos.

For alle udbetalinger gælder, at disse først kan ske, når kopi af indskrivningsbrevet fra er blevet fremsendt til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark.

Foruden indskrivningsbrevet, bedes ansøger i sin mail om anmodning af udbetaling af bevillingen oplyse følgende:

• Hvilken enhed midlerne skal overføres til (sygehusenhed eller SDU)
• Hvilke(t) år din bevilling skal anvendes i

Ved fremsendelse af mail bedes ansøger også orientere den pågældende økonomiansvarlige på sygehuset/den kliniske enhed.

Er ansøger tilknyttet OUH gælder, at al kommunikation i relation til overførsel af bevillingen går igennem OUH ForskerService (reg.forskerservice@rsyd.dk). Ansøger skal derfor kontakte OUH ForskerService, som hjælper ansøger i den videre proces.

Anvendelse af bevillingen

Bevillingen kan anvendes frit inden for de tre år, ph.d.-stillingen varer. Bevillingen støtter med ét års løn, herunder eventuelt ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1% af den samlede bevilling.

For Region Syddanmarks Ph.d. pulje gælder, at bevillingen skal være anvendt senest 3 år efter, at bevillingen er afhentet af ansøger.

Godkendelser

Ansøger er ansvarlig for, at de relevante godkendelser, eks. fra Videnskabsetisk Komité, er opnået inden projektet igangsættes og midlerne fra Region Syddanmarks Ph.d. pulje anvendes.

Øvrige forudsætninger

Det er en forudsætning for den bevilgede støtte, at ph.d.-projektet gennemføres som beskrevet i den indsendte ansøgning.

Region Syddanmark forbeholder sig retten til at kræve hele eller dele af bevillingen tilbagebetalt, hvis:

• Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen eller i overensstemmelse med de aftaler om ændringer, som er indgået
• Retningslinjerne for regnskabet ikke overholdes

Ændringer

Ved tidsmæssige ændringer til projektets bevillingsperiode, eks. som følge af barsels- eller sygdomsorlov, skal disse meddeles til Afdeling for Kvalitet og Forskning, forskning.sund@rsyd.dk.

Det er en forudsætning for anmodning om godkendelse af ændringer, at ændringen allerede er godkendt af anden relevant myndighed, såsom Videnskabsetisk komite.

Godkendelse eller afslag på forespørgsel om ændringer gives af Afdeling for Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark.

I udgangspunktet kan der ikke udskiftes ph.d.-studerende på et igangværende ph.d.-studie, da ph.d.-bevillinger fra Region Syddanmark er personlige og givet på baggrund af den enkeltes ansøgers faglige og forskningsmæssige kvalifikationer.

Formidling af Ph.d.-projektet

Ved publikationer mv. skal det anføres, at Region Syddanmark har ydet støtte til ph.d.-projektet.

Ved angivelse/reference til puljen i videnskabelige artikler mv. skal puljens engelske navn angives først, hvis hovedsproget er engelsk, med det danske navn i parentes.

Som eksempel:

• Thank you for the financial support from the fund to support clinical doctoral candidates in the Region of Southern Denmark (Region Syddanmarks Ph.d.-pulje)

Slutregnskab

Ved bevillingens afslutning skal der indsendes slutregnskabet til forskning.sund@rsyd.dk.  

Regnskabet skal indsendes senest tre måneder efter bevillingens udløb sammen med tilbagebetaling af eventuelle restbeløb.

Regnskabet forventes angivet på månedsbasis ift. udbetaling af lønmidler, mens studieafgift og overhead fremgår som selvstændige poster. Regnskabet skal underskrives af en regnskabsansvarlig leder fra ansøgerens sygehusenhed/ SDU.

Kontakt

Al kommunikation vedrørende bevillingen og udbetaling skal ske til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark via e-mail: forskning.sund@rsyd.dk

We do not provide application forms, information sheets etc. in English due to a political agreement taken by The Regional Council. Please contact forskning.sund@rsyd.dk if you have any inquiries.

Ja, men kun hvis det kan dokumenteres, at 1) du gennemfører dit ph.d.-projekt ved Ph.d.-skolen hos SDU SUND og 2) at ph.d. projektet udføres helt eller delvist på og med involvering af en sygehusenhed, almen praksis eller andet klinisk område i Region Syddanmarks sundhedsvæsen.

Ja, det kan du godt.

Nej. Faktisk kan det være en fordel, at du ikke er indskrevet på ansøgningstidspunktet. Vær blot opmærksom på, at man senest kan ansøge om midler fra Ph.d.-puljen 6 måneder efter indskrivningstidspunktet. 

Det er alene et krav ved ansøgningstidspunktet, at projektet er personligt forhåndsgodkendt af SDU SUND’s Ph.d.-skole. 

Nej, det behøver det ikke. Dog skal projektet naturligvis have de relevante godkendelser inden påbegyndelse.

Til Region Syddanmarks Ph.d.-pulje afvises alle ansøgninger på formaliafejl, hvis der er mere end én ansøger med samme hovedvejleder.

Dvs. du skal gå i dialog med din hovedvejleder og drøfte med vedkommende, hvad I gør, såfremt din hovedvejleder har flere ansøgere til Ph.d.-puljen på samme opslag. 

Hele ansøgningen skal skrives på dansk i et let, forståeligt sprog som kan læses af alle og ikke kun af fagfolk.
1 A4 side svarer til 2.400 anslag inkl. mellemrum.
Undtagelsesvist må følgende udfyldes/uploades på engelsk:

• CV og publikationsliste på hovedvejleder
• Forhåndsgodkendelse eller indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen SDU SUND
• Relevante litteraturreferencer for projektet

Hvis du arbejder på en publikation, som endnu ikke er udgivet, må du gerne angive denne i publikationslisten.

Hvis du ikke har nogle publikationer under udarbejdelse, bedes du angive relevante posters mv.

Nej, det kan vi desværre ikke tilbyde. For at sikre ens behandling af alle ansøgere er det ikke muligt at eftersende dokumenter.

Som ansøger kan du trække din ansøgning tilbage inden ansøgningsfristen, hvis du efter indsendelse opdager fejl eller ønsker at foretage ændringer. Dette sker ved at sende en anmodning til forskning.sund@rsyd.dk.

Der er nedsat et fagligt bedømmelsesudvalg, som vurderer ansøgningernes kvalitet.

Udvalget består af forskere fra alle regionens sygehuse, det præhospitale område samt Syddansk Universitet foruden patient- og pårørenderepræsentanter. Bedømmerne vurderer i samarbejde, hvem der skal modtage bevillingerne.

Selve sagsbehandlingen af din ansøgning varetages af Afdelingen for Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark. Ved spørgsmål til sagsbehandlingen kan afdelingen kontaktes på forskning.sund@rsyd.dk

Fra ansøgningsfristen til bevillingsbrevene sendes ud går der op til 4 måneder.

Din ansøgning bedømmes af et fagligt bedømmelsesudvalg. Udvalgets indstillinger skal godkendes af det regionale strategiske forskningsråd, sundhedsudvalget og regionsrådet. Bedømmelsesudvalgets indstillinger til bevilling kan findes, så snart dagsordenen til sundhedsudvalget offentliggøres, men indstillingerne er ikke endelige før den politiske godkendelse i regionsrådet.

Dagsordenen til mødet i sundhedsudvalget kan læses ca. en uge før på Forside - dagsordener og referater (regionsyddanmark.dk). Vær opmærksom på, at man skal fremsøge den relevante dagsorden/referat i drop-down menuen på linket.

Hvis du modtager et afslag på en bevilling, får du en skriftlig tilbagemelding bestående af din ansøgnings karakter efter 7-trins skalaen samt en kort, skriftlig begrundelse. Denne tilbagemelding gives ved fremsendelse af afslagsbrev.

Der gives herefter ikke yderligere tilbagemelding.

Ved tekniske problemer kan du sende en supportsag til Support@grantone.dk. Beskriv så præcist som mulig, hvad, hvor og hvordan problemet opstod.

Du har som fuldtidsstuderende 3 år til at færdiggøre dit ph.d.-projekt efter at bevillingen fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje er hentet.

Såfremt dit ph.d.-projekt varer mere end 3 år, skal du kunne fremvise godkendelse heraf fra Ph.d.-skolen SDU SUND.

Du bedes indsende et slutregnskab til os på forskning.sund@rsyd.dk senest 3 måneder efter projektets afslutning.

Regnskabet forventes angivet på månedsbasis ift. udbetaling af lønmidler, mens studieafgift og overhead fremgår som selvstændige poster.

I tilfælde af restbeløb fra bevillingen, skal disse tilbagebetales til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark.

Ved publikationer mv. skal det anføres, at Region Syddanmark har ydet støtte til ph.d.-projektet.

Ved angivelse/reference til puljen i videnskabelige artikler mv. skal puljens engelske navn angives først, hvis hovedsproget er engelsk, med det danske navn i parentes.

Som eksempel:
- Thank you for the financial support from the fund to support clinical doctoral candidates in the Region of Southern Denmark (Region Syddanmarks Ph.d.-pulje)

Du bedes kontakte os på forskning.sund@rsyd.dk og forespørge muligheden for en forlængelse af din projektperiode.

Hvis et projekt vurderes til ikke at kunne gennemføres, skal restbeløbet af bevillingen tilbagebetales til Region Syddanmark. Kontakt os på forskning.sund@rsyd.dk for nærmere information vedr. tilbagebetaling.  

I udgangspunktet kan den ph.d.-studerende, på et igangværende ph.d.-studie, ikke udskiftes, da bevillingen fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje er personlig og givet på baggrund af den enkeltes ansøgers faglige og forskningsmæssige kvalifikationer.
Hvis der alligevel er tungtvejende grunde til, at den ph.d.-studerende skal udskiftes eks. pga. længerevarende sygdom, skal Afdelingen for Kvalitet og Forskning kontaktes herom.