Region Syddanmarks Ph.d.-pulje

Hvem kan ansøge puljen?

For at du kan ansøge puljen, skal følgende krav være opfyldt:

• Du og dit ph.d.-projekt er personligt godkendt ved Ph.d.-skolen på SDU SUND.
• Dit ph.d.-projekt overholder det danske kodeks for integritet i forskning.
  • Du skal have de nødvendige godkendelser inden projektstart, men ikke ved ansøgningstidspunktet
• Dit ph.d.-projektet udføres helt eller delvist i samarbejde med en eller flere af følgende:
  • Klinisk afdeling i Region Syddanmark inkl. Dansk Gigthospital
  • Præhospital Syd
  • Praksissektoren i Region Syddanmark
  • En kommune i Region Syddanmark
  • Forskningsenheden for Almen Praksis

Krav til ph.d.-projektets status

Ph.d.-projektet skal være nyt dvs.:

• Forhåndsgodkendelsen fra SDU SUND må ikke være ældre end 12 måneder.
  • Ellers skal der vedlægges en godkendelse om forlængelse herpå
• Du må ikke være indskrevet før d. XX. XX 2026.

Titlen i GrantOne må være på dansk/engelsk, men skal ellers være identisk med din forhåndsgodkendelse/ indskrivningsbrev.

Ph.d.-projektet skal kunne gennemføres inden for 3 år.

Bemærk: Hvis der indsendes flere ansøgninger med samme hovedvejleder, afvises alle ansøgninger administrativt. 

Anden finansiering af dit ph.d.-forløb

Sammensætningen af din ph.d.-løn kan variere alt efter, hvor du ellers søger og modtager midler fra.

Din sammensætning af løn må gerne være med finansiering fra puljer fra dit sygehus eller en underskudsgaranti fra din afdeling.

Du skal derfor uploade en finansieringsplan i GrantOne, som viser:

• Hvordan du planlægger at finansiere hvert af de tre årsværk
• Hvorvidt ét årsværk fra Ph.d.-puljen også skal dække studieafgift og/eller overhead 
• Om midlerne er opnået, søgt eller planlægges søgt
• Eventuelle afslag fra andre fonde, SDU fakultetsstipendie mv.

Udfyldelsen af finansieringsplanen skal være på dansk og tage udgangspunkt i nedenstående skabelon:

Tabel 1. Skabelon for finansieringsplan

Tabel 1. Skabelon for finansieringsplan

År	Årsværk	Haves (oplys hvorfra)	Søgt/søges fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje	Søgt/søges fra anden ekstern side (oplys hvorfra)	Evt. afslag (oplys hvorfra)
	1. årsværk
	2. årsværk
	3. årsværk

Bemærk: Anvendes og udfyldes skabelonen ikke korrekt, herunder med oplysninger om studieafgift og/eller overhead ift. stipendie fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje, afvises ansøgningen administrativt. 

Sprogkrav

Hele ansøgningen skal være på dansk og skrives i et letforståeligt sprog. Undtagelsesvist må følgende være på engelsk:

• Publikationslister
• Hovedvejleders CV
• Forhåndsgodkendelse/indskrivningsbrev
• Litteraturreferencer

Hvad skal ansøgningen indeholde?

Ansøgningen skal indeholde en projektbeskrivelse, finansieringsplan mv. og indsendes i overensstemmelse med de angivne krav i opslaget.

Bemærk: Ansøgninger, der ikke opfylder kravene, afvises administrativt.

Projektbeskrivelse

Projektbeskrivelsen skal udfyldes i GrantOne (maks. 7.200 anslag ekskl. litteraturreferencer) og skal omfatte: 

• Projektets formål, baggrund og kliniske relevans, herunder en kort introduktion af forskningsområdet, hvorfor området mangler at blive belyst og hvordan studiet kan dække nogle behov specielt for Region Syddanmarks patienter.
• Klinisk tilknytning
• Betydning for patienterne i Region Syddanmark samt evt. patientinddragelse. Såfremt der ikke kan involveres patienter i forskningsprojektet, skal det forklares hvorfor.
• Hypotese(r) og/eller forskningsspørgsmål
• Materiale og metoder
• Gennemførbarhed indenfor 3 år

Oplysninger, der udfyldes i GrantOne

Oplysninger om ansøger og hovedvejleder, herunder ansættelsessted mv.

• Publikationsliste fra ansøger (maks. 2400 anslag)
  • Bemærk, at hvis du ingen publikationer har, kan der i stedet noteres posters mv.
• Kort lægmandsbeskrivelse af forskningsprojektet (maks. 500 anslag)
• Etiske overvejelser (maks. 1200 anslag)
• Litteraturreferencer (maks. 2400 anslag)
• Driftsbudget ekskl. dine lønmidler

Upload i PDF-format i GrantOne

• CV på ansøger (maks. 4800 anslag)
• CV på hovedvejleder (maks. 4800 anslag) og publikationsliste (maks. 2400 anslag) indeholdende hovedvejleders minimum 5 og maksimalt 10 mest relevante publikationer for ph.d.-projektet.
  • Bemærk, at begge dokumenter skal samles og uploades i én PDF (maks. 7200 anslag i alt)
• Finansieringsplan
• Dokumentation af enten:
  • Ansøgers personlige forhåndsgodkendelse på en kommende ph.d.-studieplads fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND. Forhåndsgodkendelsen må ikke være ældre end 12 måneder.
  • Ansøgers personlige indskrivningsbrev fra Ph.d.-skolen ved SDU SUND. Bemærk, at ansøger tidligst må være indskrevet pr. XX. XX 2026.

Bemærk, at forhåndsgodkendelsen/indskrivningsbrevet skal uploades som en eksakt kopi af den originale mail fra Ph.d.-skolen SDU SUND.

Bemærk, det kan tage lang tid at opnå tilsagnet om forhåndsgodkendelse. Kontakt Ph.d.-skolen SDU SUND for yderligere oplysninger.

• Eventuelle bilag eks. illustrationer, men ikke projektets protokol. Bemærk, at bilag ikke indgår i bedømmelsen af ansøgningen.

Spørgsmål?

Kontakt Afdelingen for Kvalitet og Forskning via forskning.sund@rsyd.dk i god tid inden puljens ansøgningsfrist.

Bedømmelseskriterier

Alle ansøgninger der opfylder opslagets formelle krav, vil blive vurderet af et fagligt nedsat bedømmelsesudvalg under Det regionale strategiske forskningsråd. 

Udvalget består af forskere fra alle regionens sygehusenheder, Syddansk Universitet samt patient- og pårørenderepræsentanter. Bedømmerne vurderer i samarbejde, hvem der skal modtage bevillinger ud fra nedenstående kriterier: 

• Klinisk tilknytning
• Betydning for borgerne i Region Syddanmark
• Klart formål, hypotese og metode
• Gennemførbarhed
• Letforståeligt sprog

Ved flere kvalificerede ansøgninger vægtes projekter, der kan igangsættes umiddelbart med støtte fra puljen.

Selve sagsbehandlingen af din ansøgning varetages af Afdelingen for Kvalitet og Forskning i Region Syddanmark. Ved spørgsmål til sagsbehandlingen kan afdelingen kontaktes på forskning.sund@rsyd.dk 

Retningslinjer for bevillinger fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje

Når en bevilling til et ph.d.-projekt er godkendt af Regionsrådet, meddeles dette til ansøger via e-mail.

Bemærk, at du skal gemme den fremsendte e-mail, da denne fungerer som dit officielle bevillingsbrev!

Anmodning om udbetaling

Som ansøger er du selv ansvarlig for at anmode om udbetaling af bevillingen. Anmodning om udbetaling skal sendes til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark via mail: forskning.sund@rsyd.dk.

Bevillingen skal hentes senest ét år efter, at der er givet tilsagn om støtte.

Midlerne overføres kvartalsvis til den pågældende sygehusenhed/SDU, som dit projekt udføres hos. Du bedes derfor i din mail oplyse følgende:

• Hvilken enhed midlerne skal overføres til (sygehusenhed eller SDU).
• Hvilke(t) år din bevilling skal forbruges i med en fordeling på de enkelte år i projektperioden.

Herudover skal du vedhæfte kopi af dit originale indskrivningsbrev udarbejdet af Ph.d.-skolen ved SDU SUND. Der kan ikke ske udbetaling, såfremt dette ikke kan vedlægges. 

Ved fremsendelse af mail om anmodning af udbetaling skal du også orientere relevante økonomiansvarlige for forskning på sygehusenheden/SDU.

Er du tilknyttet OUH gælder, at al kommunikation i relation til overførsel af bevillingen skal ske igennem OUH ForskerService (reg.forskerservice@rsyd.dk).

Du skal derfor kontakte OUH ForskerService, som hjælper dig i den videre proces.

Anvendelse af midlerne

Bevillingen kan anvendes frit inden for de tre år, som ph.d.-stillingen varer. Bevillingen støtter med 12 måneders løn, herunder eventuelt ét års studieafgift og overhead svarende til 3,1% af den samlede bevilling.

For Region Syddanmarks Ph.d.-pulje gælder, at bevillingen skal være anvendt senest 4 år efter, at bevillingen er blevet dig tildelt.

Godkendelser

Du er ansvarlig for, at de relevante godkendelser er opnået, inden forskningsopgaverne igangsættes og midlerne fra Region Syddanmarks Ph.d.-pulje anvendes.

Øvrige forudsætninger

Det er en forudsætning for den bevilgede støtte, at ph.d.-projektet gennemføres som beskrevet i den indsendte ansøgning.

Region Syddanmark forbeholder sig retten til at kræve hele eller dele af bevillingen tilbagebetalt, hvis:

• Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen.
• Projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med de aftaler om ændringer, som er indgået.
• Retningslinjerne for regnskabet i øvrigt ikke er overholdt.

Ændringer

Ved tidsmæssige ændringer til projektets bevillingsperiode, eksempelvis som følge af barsels- eller sygdomsorlov, skal du sende anmodning herom til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark via mail: forskning.sund@rsyd.dk.

Det er en forudsætning for anmodning om godkendelse af ændringer, at ændringen allerede er godkendt af anden relevant myndighed, såsom Videnskabsetisk komite eller Ph.d.-skolen ved SDU SUND.

Godkendelse eller afslag på anmodninger om ændringer gives af Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark.

I udgangspunktet kan der ikke udskiftes ph.d.-studerende på et igangværende ph.d.-studie, da ph.d.-bevillinger fra Region Syddanmark er personlige og givet på baggrund af en vurdering af den enkelte ansøgers faglige og forskningsmæssige kvalifikationer.

Formidling af ph.d.-projektet

Ved udgivelse eller formidling af resultater skal det anføres, at Region Syddanmark har ydet støtte til ph.d.-projektet.

Ved angivelse/reference til puljen i videnskabelige artikler mv. skal det engelske navn angives først, hvis hovedsproget er engelsk, med det danske navn i parentes.

Som eksempel:

• Thank you for the financial support from the fund to support clinical doctoral candidates in the Region of Southern Denmark (Region Syddanmarks Ph.d.-pulje)

Slutregnskab

Ved bevillingens afslutning skal der indsendes et slutregnskab til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark via mail: forskning.sund@rsyd.dk. 

Regnskabet skal indsendes senest tre måneder efter bevillingens udløb.

Regnskabet skal følge reglerne for god regnskabsskik. Derfor forventes regnskabet også tydeligt at dokumentere, at bevillingen er blevet brugt til frikøb til din løn opgjort på månedsbasis. Eventuelle udgifter til studieafgift og overhead skal fremgå som selvstændige poster. 

Regnskabet skal underskrives af en regnskabsansvarlig leder fra din sygehusenhed/SDU.

I tilfælde af restbeløb fra bevillingen, skal disse tilbagebetales til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark. 

Kontaktinformation

Al kommunikation vedr. bevillingen skal ske til Afdeling for Kvalitet og Forskning, Region Syddanmark via mail: forskning.sund@rsyd.dk. 

1. Where do I find information in English?

We do not provide application forms, information sheets etc. in English due to a political agreement taken by The Regional Council. Please contact forskning.sund@rsyd.dk if you have any inquiries.

 

2. Kan jeg søge puljen, hvis jeg ikke er ansat i Region Syddanmarks sundhedsvæsen?

Ja, men kun hvis det kan dokumenteres, at 1) du gennemfører dit ph.d.-projekt ved Ph.d.-skolen hos SDU SUND og 2) at ph.d. projektet udføres helt eller delvist på og med involvering af en sygehusenhed, almen praksis eller andet klinisk område i Region Syddanmarks sundhedsvæsen.

 

3. Skal jeg være indskrevet som ph.d-studerende for at kunne ansøge?

Nej. Faktisk kan det være en fordel, at du ikke er indskrevet på ansøgningstidspunktet. Vær blot opmærksom på, at man senest kan ansøge om midler fra Ph.d.-puljen 6 måneder efter indskrivningstidspunktet. 

Det er alene et krav ved ansøgningstidspunktet, at projektet er personligt forhåndsgodkendt af SDU SUND’s Ph.d.-skole. 

 

4. Skal mit projekt være godkendt af Videnskabsetisk Komite og Datatilsynet inden ansøgning?

Nej, det behøver det ikke. Dog skal projektet naturligvis have de relevante godkendelser inden påbegyndelse.

 

5. Min hovedvejleder har flere ph.d.-studerende, som ønsker at søge Region Syddanmarks Ph.d.-pulje på samme opslag. Hvad gør jeg?

Til Region Syddanmarks Ph.d.-pulje afvises alle ansøgninger på formaliafejl, hvis der er mere end én ansøger med samme hovedvejleder.

Dvs. du skal gå i dialog med din hovedvejleder og drøfte med vedkommende, hvad I gør, såfremt din hovedvejleder har flere ansøgere til Ph.d.-puljen på samme opslag. 

 

6. Jeg har problemer med GrantOne. Hvad skal jeg gøre?

Ved tekniske problemer kan du sende en mail til Afdeling for Kvalitet og Forskning på forskning.sund@rsyd.dk. Beskriv så præcist som mulig, hvad, hvor og hvordan problemet opstod.