Udbudsprocessen - trin for trin

Alle vores indkøb foregår gennem udbud i en række trin. En brugergrupper, som består af sundhedsfaglig personale, hjælper os med faglig viden om produkterne. Forud for offentliggørelse kan der inlægges en høring, hvor potentielle leverandører kan komme med kommentarer samt forslag til forbedringer.

Udbudsprocessens 8 trin

Ønsker du at byde ind på produkter til os, foregår vores udbudsproces gennem følgende trin:

1. Vi opgører forbruget på produkterne
2. Vi nedsætter en brugergruppe/et udvalg til at vælge produkter ud
3. Høring af udbudsmateriale hos leverandørfeltet/potentielle tilbudsgivere
4. Udbuddet offentliggøres
5. Tilbuddene kommer ind
6. Brugergruppen vælger produkterne ud fra kriterier som pris og kvalitet. Evt. ved afprøvning af varerne
7. Vinder/vindere findes og kontrakten tildeles
8. Varerne bliver lagt ind i vores system
    

Læs mere omkring vores processer for udbud.

• Udbudspolitik for Region Syddanmark (pdf)
• Indkøbspolitik (pdf) 
• Strategi for Klima og bæredygtig Udvikling
   

Brugergruppens rolle når der skal indkøbes varer

Brugergrupperne sammensættes på tværs af regionens sygehusdriftsenheder og de øvrige centre på social- og psykiatriområdet, når vi har brug for faglig viden og kompetence til at vælge varer.
Brugergruppernes rolle og opgaver er at: 

• Bidrage med relevant faglig viden på de forskellige aftaleområder
• Fungere som sparringspartnere for Indkøbsafdelingen 
• Beslutte på vegne af alle sygehusdriftsenheder og de øvrige sociale og psykiatriske centre i regionen.

Bugergruppens rolle ved udbud og indkøb (pdf)
Film om brugergruppens arbejde

Hvad bruger vi en høring og dialog til?

En høring og dialogmøder bruges til at få input fra leverandørerne, for at få et kvalitativt godt udbudsmateriale. Potentielle leverandører bliver således inviteret til at gennemgå vores materiale og komme med kommentarer samt forslag til forbedringer. 
Vi har lavet en guide som en praktisk hjælp til dem, der for første gang skal kaste sig over at lave høringer i forbindelse med udbud.
Guide om høring (pdf)
Dialog i udbudsprocessen
 

Fem film om offentlige udbud 

Udbudsportalen har lavet fem små videoklip, som yderligere hjælp og inspiration til de ovenstående punkter .
Det er animationsfilm, der skildrer processerne inden for offentlig indkøb, og om hvordan det er at deltage i offentlige udbudsforretninger. Du kan se dem herunder:

Introduktion til offentlige udbud (YouTube)

Indkøberens rollens rolle (You Tube)

Sådan læser du et udbudsmateriale (YouTube)

Politiske hensyn (YouTube)

Sådan kommer du i gang (YouTube)

Når du skal i gang med at byde på offentlige udbud

Vores samarbejdspartnere kan tilbyde yderligere materiale omkring offentlige udbud ved nedenstående links:

• Bedre udbud
• Udbudsportalen
• Rådet for offentlig/privat samarbejde
• God udbudskultur – udbud med omtanke